Ledig tjänst: Konferensvärd på Institut Mittag-Leffler vid Kungl. Vetenskapsakademien

Tjänsten är en del av administrationen och innebär att vara ett stöd åt konferensdeltagarna samt samarbete med övrig personal inom organisationen. Arbetsuppgifterna kan variera periodvis och förändras över tid.

Konferensvärden rapporterar till institutets administrativa chef.

Arbetsuppgifter enligt fastställda rutiner

Operativt stöd: 

• Förberedelser inför konferensdeltagares ankomst och avresa
• Support och service till konferensdeltagare under pågående konferens
• Försäljning av profilprodukter
• Felanmälan till berörda enheter
• Administrativt stöd i våra digitala system (Ventla, Kaltura Play och Projectplace)

Intern kontorsservice: 

• Bemanna kontor, telefonväxel och porttelefon
• Hantera inkommande e-post och reguljär post
• Inventering och påfyllning av kontors- och konferensmaterial

Övriga arbetsuppgifter som från tid till annan efterfrågas av ledningen.

Om organisationen

Institut Mittag-Leffler är ett av världens ledande matematikinstitut och anordnar terminslånga forskningsprogram dit internationellt framstående forskare från hela världen inbjuds för att arbeta under ett par månader. Verksamheten innefattar också kortare forskningsprogram och konferenser under sommarmånaderna.

Läs mer på www.mittag-leffler.se

Kungl. Vetenskapsakademien stiftades år 1739 och är en oberoende, privat organisation, vars övergripande mål är att främja vetenskaperna och stärka deras inflytande i samhället. Akademien tar särskilt ansvar för naturvetenskap och matematik, men strävar i sitt arbete efter att öka utbytet mellan olika discipliner.

Om tjänsten

Som konferensvärd på Institut Mittag-Leffler kommer du att ge service med ett varmt, personligt, ödmjukt och professionellt bemötande till våra konferensdeltagare. Du tar initiativ, är flexibel och har god förmåga att se möjligheter och lösningar.

Du kan hantera stressiga situationer och samtidigt prioritera rätt. Att du är en lagspelare och omtänksam kollega ser vi som en självklarhet.

Till denna tjänst söker vi dig som har ett naturligt sinne för service samt är utåtriktad, positiv och mycket professionell. Vi har höga krav på personliga egenskaper och förutsätter att du tar ett personligt ansvar och har egen drivkraft.

För att lyckas i denna roll bör du också vara lyhörd, noggrann och strukturerad.

Du ska ha lägst gymnasieutbildning, mycket goda engelskakunskaper, mycket god IT-vana samt minst 2 års arbetslivserfarenhet. Erfarenhet av arbete inom servicebranschen är meriterande. Du ska ha erfarenhet av att arbeta i webbaserade system, såsom projektverktyg, och inte vara rädd för oförutsedda utmaningar.

Tjänsten är en visstidsanställning med start 1 juni till och med 31 augusti med eventuell möjlighet till förlängning. Arbetstiden, heltid, är förlagd vardagar mellan kl. 8.30–16.30 med möjlighet till flextid när verksamheten tillåter samt övriga villkor enligt gällande kollektivavtal. Periodvis kan det förekomma tidigare och senare arbetstider vid behov.